جمعية الآفاق للتربية و الثقافة ببوزنيقة
مرحبا بكم(ن) في منتداكم(ن)
سجل(ي) لكي تشارك(ي) في مواد المنتدى

جمعية الآفاق للتربية و الثقافة ببوزنيقة

المقر 116، حي الرياض، بوزنيقة . المغرب- Tél: 0512099251
 
الرئيسيةالرئيسية  PortailPortail  اليوميةاليومية  س .و .جس .و .ج  بحـثبحـث  التسجيلالتسجيل  دخولدخول  

شاطر | 
 

 استراتيجيات عمل الجمعية... (1) الأسس المهنية لصياغة بيان الرسالة و الرؤية

استعرض الموضوع السابق استعرض الموضوع التالي اذهب الى الأسفل 
كاتب الموضوعرسالة
صالح
مدير المنتدى
مدير المنتدى


عدد المساهمات : 57
تاريخ التسجيل : 13/09/2009
الموقع : بوزنيقة

مُساهمةموضوع: استراتيجيات عمل الجمعية... (1) الأسس المهنية لصياغة بيان الرسالة و الرؤية   السبت 21 نوفمبر - 14:02

تدرك الجمعية أهمية وجود رؤية ورسالة لها تواكبان وتستجيبان لاحتياجاتها وتوجهاتها، وتعتبرهما نقطة الأساس الذي تنطلق منها أهدافها ونشاطاتها وكآفة أعمالها.
يتميز مضمون بيان الرسالة بأنه مركز ومختصر وواضح ويعبر عن الغاية من وجود الجمعية، وآليات العمل التي تطبقها لتحقيق هذه الغاية، ويحدد القيم التي تنطلق منها الجمعية في تقديم خدماتها، ويحدد الفئات التي تستفيد من هذه الخدمات.
قامت الجمعية بإعداد بيان رسالتها بجهد جماعي وبمشاركة كآفة المعنيين للاستفادة من مساهماتهم وآرائهم للوصول إلى صياغة شاملة وفعّالة لبيان الرسالة.
يساعد هذا القسم الجمعيات على:
• التعرف على مفهوم الرؤية والرسالة والعلاقة التي تربط بينهما ودورهما في توجيه الجمعية.
• مواصفات ومعايير مضمون بيان الرسالة.
• خطوات ومهارات إعداد بيان الرسالة.

أولاً: معلومات أساسية عن الرؤية والرسالة

تعتبر الرؤية والرسالة من المرجعيات الأساسية للجمعية، وهما من الخطوات الأولى التي تتخذها أي جمعية عند بدء إنشائها.
فالرؤية هي بيان تعبر فيه الجمعية عن نظرتها للمستقبل
كيف ترى نفسها في المستقبل؟
كيف ترى الفئات الذين تخدمهم في المستقبل؟
فالرؤية هي صورة ملهمة وإيجابية للمستقبل، وتشجع أعضاء الجمعية والمحيطين بها على النظر بإيجابية للمستقبل.
أما الرسالة فهي بيان يوضح أسباب وجود الجمعية
ما الخدمات التي تقدمها؟
من تستهدف؟
وكيف تخدمهم وتساعدهم؟
فالرسالة توضح كيف ستحقق الجمعية رؤيتها.
ونظراً لخصوصية مضموني الرؤية والرسالة، فإنهما تمثلان "البوصلة" لكآفة جهود ونشاطات الجمعية وتوجهاتها. فأهداف الجمعية يجب أن تعبر عن رسالتها، والخطة الإستراتيجية تأتي بأهداف استراتيجية تستجيب لرسالة الجمعية، وكذلك النشاطات والخدمات يؤدي تطبيقها إلى إحداث آثار وتغييرات في المجتمع تجد صداها في رسالة الجمعية. فأي شيء تقوم به الجمعية يجب أن يؤدي بالضرورة إلى تحقيق رسالتها وبالتالي رؤيتها.

ورغم أهمية الرؤية والرسالة، إلا أن الكثير من الجمعيات تقوم بإعدادهما وتعتبر أن الأهداف المنصوص عليها في نظامها الأساسي تفي بالغرض. ومن الأخطاء الشائعة كذلك، تعتبر بعض الجمعيات أن الرؤية والرسالة ثابتين لا يمكن تغييرهما أو تعديلهما، وعلى العكس من ذلك فإنه على الجمعية أن تراجع رؤيتها ورسالتها كلما اقتضت الحاجة إلى ذلك وأن تعدلهما أو تغيرهما إذا ما طرأت أمور مستجدة عليهما. ولكن تجدر الإشارة على أن الرؤية، وبحكم طبيعتها المستقبلية، يمكن أن تتسم بالديمومة أكثر من الرسالة، حيث أن الرؤية عادة ما يتم تعديلها بعد مرور 3-5 سنوات عليهما، أما الرسالة فمن الممكن أن يتم تعديلها أو تغييرها بشكل سنوي.

خلاصة:
تدرك الجمعية أهمية وجود رؤية ورسالة لها تواكبان وتستجيبان لإحتياجاتها وتوجهاتها، وتعتبرهما نقطة الأساس الذي تنطلق منها أهدافها ونشاطاتها وكآفة أعمالها.

ثانياً: مواصفات مضمون بيان الرسالة

حتى تؤدي الرسالة الوظيفة والغاية المرجوة منها، وحتى لا تواجه الجمعية اضطراباً في مطابقة أعمالها مع الرسالة، لا بد أن يتم مراعاة بعض المواصفات والمعايير عند إعداد مضمون بيان الرسالة، ومن أهمها:

• يحدد الغاية من وجود الجمعية:

إن فهم الغاية والتعرف عليها مهم جداً للقرارات التي تتخذها الجمعية، فمن السهل على الجمعية أن تقوم بحملة جمع تبرعات أو التخطيط لبرامج وخدمات إذا كانت الغاية من وجودها واضحة، وبدون وجود الغاية ستواجه الجمعية بعض العقبات والصعوبات في شرح أسباب وجودها ونشر نشاطاتها والتعريف بها. عند تحديد وصياغة الغاية من الجمعية في بيان الرسالة فكِر وانطلق من الإضافة المهمة التي ستضيفها الجمعية للمجتمع أو للفئات المستهدفة.

• يصف آليات العمل:

يجب أن يوضح مضمون بيان الرسالة كيف ستحقق الجمعية غاياتها، فمثلاً تصميم برامج أو خدمات أو نشاطات هي من آليات العمل التي تتبعها الجمعية لتحقيق غاياتها.

• يحدد الفئات المستهدفة:
تحديد الغاية من وجود الجمعية يقود إلى تحديد المستفيدين منها، وتتسع وتضيف الفئات المستهدفة بحسب غايات الجمعية.

• يصف قيم تقديم الخدمة:

المجتمع يهتم بالقيم التي تنطلق منها الجمعية في تقديم خدماتها للفئات الذين تستهدفهم، ولذلك على الجمعية أن تذكر قيمها في تقديم خدماتها، قد تكون هذه القيم دينية أو إنسانية أو فكرية... إلخ، المهم أن تذكرها الجمعية.

• مضمون مركَز ومختصر وواضح:

إن تركيز مضمون بيان الرسالة وجعله محصوراً في جوانب واضحة يساعد الجمعية في تكوين صورة واضحة عنها لدى المجتمع، والاختصار في مضمون الرسالة يساعد على سهولة حفظه أو تذكره من قبل أعضاء الجمعية والمجتمع. ولا بد أن تتم صياغة بيان الرسالة بلغة واضحة وبسيطة ولا تحتمل التأويل ولا يكتنفها الغموض.

خلاصة:
يتميز مضمون بيان الرسالة بأنه مركز ومختصر وواضح ويعبر عن الغاية من وجود الجمعية، وآليات العمل التي تطبقها لتحقيق هذه الغاية، ويحدد القيم التي تنطلق منها الجمعية في تقديم خدماتها، ويحدد الفئات التي تستفيد من هذه الخدمات.

ثالثاً: خطوات إعداد بيان الرسالة

يتطلب إعداد أو تعديل بيان الرسالة القيام بعدة خطوات، وهي:

• تشكيل فريق إعداد بيان الرسالة:

إن مهمة إعداد بيان الرسالة مهمة جماعية تقتضي مشاركة ومساهمة عدد من الأفراد، ومهمة هذا الفريق إعداد نسخة أولية لبيان الرسالة ليتم عرضها على الهيئة الإدارية لتتم مراجعتها ودراستها وفي النهاية إقرارها.
ومن المهم جداً أن يضم هذا الفريق أفراداً يمثلون كآفة أجهزة وهياكل الجمعية، ومنهم: أعضاء من الهيئة الإدارية، أعضاء من الهيئة العامة، المدير التنفيذي، العاملون، المتطوعون، أفراد من الفئات المستهدفة، مستشارون أو مدربون خارجيون ...إلخ.

• تحديد مواصفات ومعايير بيان الرسالة:

وتم استعراض أهمها في الجزء الثاني من هذا القسم، وبإمكان الجمعية وضع ضوابط ومواصفات أخرى لضمان دقة صياغة بيان الرسالة.

• وضع صيغ أولية لبيان الرسالة:

يقوم أعضاء الفريق، منفردين أو مجتمعين، بوضع صيغ أولية لبيان الرسالة الذي يقترحونه بالاعتماد على المواصفات والمعايير التي تم الاتفاق عليها.
ويتم بعد ذلك مناقشة هذه المقترحات بشكل جماعي من أجل اختصارها في بيان أو بيانين.

• تقييم المقترحات:

يقوم الفريق هنا بتقييم المقترحات النهائية لبيان الرسالة ومن ثم اختيار بيان رسالة نهائي يتم تعديله وصياغته بصورة نهائية.

• إقرار بيان الرسالة ونشره:

يتم عرض بيان الرسالة النهائي المقترح على الهيئة الإدارية لدراسته ومراجعته ومن ثم إقراره ونشره على كآفة الأعضاء.

خلاصة:
قامت الجمعية بإعداد بيان رسالتها بجهد جماعي وبمشاركة كآفة المعنيين للإستفادة من مساهماتهم وآرائهم للوصول إلى صياغة شاملة وفعالة لبيان الرسالة.

نصائح وتوجيهات

• تعرَف على أهمية وجود رؤية ورسالة لجمعيتك، وحدد الفائدة التي ستجنيها الجمعية من وجودهما.
• تأكد من أن مضمون بيان الرسالة واضح ومركز ويحتوي على الغاية من وجود الجمعية وكيان عملها وقيمها والفئات المستفيدة من خدماتها.
• شجع الأفراد المعنيين للمشاركة في إعداد وصياغة وتقييم بيان الرسالة.
• ضع معايير لكتابة بيان الرسالة واعرضها على فريق العمل.
• تبادل الأفكار والآراء مع فريق العمل لوضع المقترح النهائي لبيان الرسالة.
• تأكد من وجود فهم وتوافق حول بيان الرسالة النهائي.
• قم بنشر الرسالة والتعريف بها بعد موافقة الهيئة الإدارية.

منقول عن:

http://www.arabvolunteering.org/corner/avt1809.html#post8822
الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
http://afaqbouz.societyforum.net
صالح
مدير المنتدى
مدير المنتدى


عدد المساهمات : 57
تاريخ التسجيل : 13/09/2009
الموقع : بوزنيقة

مُساهمةموضوع: استراتيجيات عمل الجمعية... (2) الأسس المهنية للتخطيط   السبت 21 نوفمبر - 14:08

تدرك الجمعية أهمية التخطيط ودوره في تنظيم أعمالها، وهي تمارس التخطيط في مختلف المستويات، وتقوم بإعداد عدة أنواع من الخطط وعلى رأسها الخطة الإستراتيجية وتعدل ما يلزمها من خطط عمل تكفل حسن تطبيقها.
تسعى الجمعية في بداية عملية التخطيط إلى تحديد نقاط القوّة ونقاط الضعف والفرص المتاحة أمامها و المخاطر التي تتوقع أن تواجهها في المستقبل، وذلك من أجل تحديد ملامح استراتيجياتها المستقبلية وفرص نجاح الوصول لها والإمكانيات المتوفرة لديها والتي تساعد على تحقيق هذه الإستراتيجيات.
وتضع الجمعية في خطتها المهام والأعمال التي ستقوم بها بشكل محدد وواضح وضمن سلّم أولويات يركّز على أولوية المهام التي تنصب في تطوير أداء الجمعية.
وتقوم الجمعية على كتابة خطتها وتوثيقها ونشرها على المعنيين في الجمعية، وتعدّ ما يلزم من خطط العمل التي يكفل تطبيقها الوصول إلى أهداف وغايات الخطة الإستراتيجية، وتعتمد الجمعية على الخطة الإستراتيجية كنقطة ارتكاز في عملية التقييم.

يساعد هذا القسم الجمعيات على:

• توضيح معلومات أساسية حول التخطيط وأهميته.
• التعرف على أنواع ومستويات التخطيط الذي من المفترض أن تطبقه الجمعيات.
• التعرف على مراحل التخطيط خطوة بخطوة.

أولاً: معلومات أساسية عن التخطيط

• ما هو التخطيط؟

التخطيط هو عملية تحديد واقع المنظمة، والأهداف التي تسعى إلى تحقيقها، والوسائل التي ستستخدمها لتحقيق تلك الأهداف. فالتخطيط يحدد لنا:
"أين كنا ؟".......
و "أين نحن الآن ؟"......
و "أين نريد أن نصل ؟".....
و"كيف ؟". .......
وبعبارات أخرى، التخطيط هو عملية تحديد "احتياجات" والعمل على وضع أفضل الطرق "للاستجابة" لتلك الاحتياجات، كل ذلك ضمن إطار عمل يوفر لك الأولويات والآليات.

• لماذا التخطيط؟

التخطيط من العمليات والمهام الضرورية لمختلف الجمعيات لما يحتويه من فوائد عديدة، ومن أهمها:
• التخطيط يوفر تفهماً مشتركاً داخل الجمعية حول الأهداف والإنجازات التي تسعى إلى تحقيقها.
• التخطيط يوفر تفهماً مشتركاً داخل الجمعية حول الخطوات الواجب اتخاذها لتحقيق تلك الإنجازات.
• التخطيط يساعد على تحديد الأولويات.
• التخطيط يساعد على رصد الموارد وتحديد أفضل الطرق لإستخدامها.
• التخطيط يبقي الجمعية وأعضائها في الإطار الصحيح.
• التخطيط يساعد على تحديد دقيق للأهداف والأدوار ولؤشرات قياس الأداء.
• الخطة نقطة ارتكاز لتقييم أداء الجمعية.
• الخطة أداة يمكن استخدامها للتواصل مع بيئة العمل الخارجية.

مستويات التخطيط.

تطبق الجمعيات عدة مستويات في التخطيط يتناسب مع طبيعة الموضوع الذي تخطط له، ويشرح الجدول التالي أهم مستويات التخطيط في الجمعيات:

1- (مستوى التخطيط)

(أ) تخطيط تنظيمي / استراتيجي
(ب) تخطيط للبرامج / للأقسام / للمشاريع
(ج) تخطيط فردي

2- (نوع الخطة)

(أ) خطة طويلة المدى، استراتيجية، سنوية
(ب) خطط عمل
(ج) برامج وجداول عمل

-3 (من يقوم بالتخطيط)

(أ) أعضاء الهيئة الإدراية، المدير التنفيذي، العاملون، المتطوعون، أفراد من الفئات المستهدفة، قيادات من المجتمع المحلي، مستشارون خارجيون.
(ب) اللجان، العاملون، المتطوعون
(ج) العاملون، المتطوعون، المشرفون

• أنواع التخطيط

هناك عدة أنواع من الخطط التي تحتاج الجمعية من فترة إلى أخرى أن تعدها من خلال عملية التخطيط، ومن أهم هذه الخطط:
• الخطة الإستراتيجية:
وهي الخطة التي تعدها الجمعية لتوضع الصورة الكلية للجمعية وإطار العمل الخاص بها.
فالخطة الإستراتيجية هي الخطة التي توضح بيئة العمل التي تعمل بها الجمعية، نقاط قوة وضعف الجمعية، الأهداف الإستراتيجية التي تسعى إلى تحقيقها، أي أنها توضح ماذا تسعى الجمعية إلى تحقيقه وكيف.
ومطلوب من الجمعيات المنشأة حديثاً أن تضع لنفسها خطة استراتيجية، أما الجمعيات التي يتوفر لديها خطة استراتيجية فمطلوب منها أن تقوم بمراجعتها وتعديلها إذا اقتضت الحاجة لذلك.
بدون الخطة الإستراتيجية قد تقوم الجمعية بتنفيذ عدد من البرامج والنشاطات إلا أن نتائجها لا تحقق رؤيتها أو رسالتها.
• خطة العمل:
وهي الخطة التي تجيب عن التساؤلات التالية:
ما المهام المطلوبة؟.........
كيف سيتم انجاز هذه المهام؟........
من المسؤول عنها؟ ........
ما هي المدة الزمنية لإنجازها؟......
ما هي الموارد المطلوبة لإنجازها؟.......
وتأتي هذه الخطط لترجمة الأهداف الإستراتيجية الموجودة في الخطة الإستراتيجية الى أنشطة، ويعتبر أعدادها أسهل من إعداد الخطة الإستراتيجية.

• الخطة التنفيذية :

وهي الخطط التي تعدها الجمعية لتنفيذ بعض الأعمال والنشاطات الخاصة بتطوير الجمعية، ومن أهم أمثلتها:
خطة تطوير العضوية، خطة حملة لجمع التبرعات، خطة علاقات عامة، خطة لتقييم الجمعية وغيرها. ..

خطة المشروع:

وهي الخطة التي تضعها في مرحلة إعداد مشروع, برنامج أو خدمة، وتتضمن هذه الخطة مبررات المشروع، أو بمعنى آخر الاحتياجات التي جاء المشروع ليستجيب لها، أهدافه، إجراءاته ونشاطاته، فريق العمل، الموازنة، النتائج المتوقعة... إلخ.

خلاصة:

تدرك الجمعية أهمية التخطيط ودوره في تنظيم أعمالها، وهي تمارس التخطيط في مختلف المستويات، وتقوم بإعداد عدة أنواع من الخطط وعلى رأسها الخطة الإستراتيجية وتعدل ما يلزمها من خطط عمل تكفل حسن تطبيقها.

ثانياً: مراحل التخطيط

التخطيط عملية متكاملة تقتضي المرور بمراحل محددة لضمان نجاحها، والمراحل التي سيتم تناولها هي المراحل الأساسية التي يمكن تطبيقها على معظم عمليات التخطيط، سواء للتخطيط الإستراتيجي أو الخطط التنفيذية أو خطط المشاريع.

1- تحديد واقع الجمعية

وهي المرحلة التي يتم فيها جمع المعلومات من المعنيين باستخدام الوسائل المناسبة للتعرف على واقع الجمعية الداخلي والخارجي.
ومن أكثر الوسائل التي تساعد الجمعية في جمع المعلومات المتعلقة بتحديد الواقع الداخلي والخارجي هي أداة SWOT ، فهي أداة تساعد الجمعية على التعرف نقاط القوة والضعف داخل الجمعية، وهي تمثل الواقع الداخلي، وأيضاً تساعد على التعرف على الفرص المتاحة والمخاطر التي تواجه الجمعية في بيئة عملها الخارجية، أي تحدد الواقع الخارجي.

ويعتمد نجاح تحديد واقع الجمعية على دقة المعلومات المتوفرة وتنوع مصادرها، فيجب أن تقوم الجمعية على التأكد من صحة المعلومات والمصداقية فيها وأن تكون هذه المعلومات عبارة عن حقائق وليست افتراضات أو توقعات. أما بالنسبة لتنوع المصادر فلا بد من الرجوع إلى وثائق الجمعية والتقارير السنوية وتقارير العمل ونتائج التعميمات التي أجرتها الجمعية لأدائها أو لبرامجها وأنشطتها وخدماتها.
ومن أهم النصائح في تنوع مصادر المعلومات هي أن تعمل الجمعية على سؤال كآفة المعنيين عن آرائهم وتقييماتهم ومقترحاتهم حول واقع الجمعية، فلا بد أن يشارك أعضاء الهيئة الإدارية، الأعضاء، العاملون، المتطوعون، الفئات المستفيدة في تحديد واقع الجمعية، فكلما نوعت الجمعية من مصادر معلوماتها كلما وصلت إلى نتائج أفضل وأقرب إلى الواقع.
إذن تكمن أهمية مرحلة تحديد واقع الجمعية في أنها تجيب على التساؤلات التالية:
"أين نحن الان ؟"....
"ما الذي أنجزناه ؟"....
"ما الذي لم ننجزه ولماذا ؟" ....
"ما المشاكل التي واجهناها وكيف تعاملنا معها ؟"....
"ما الذي استفدناه من تجربتنا ؟"...
"ما هي قدراتنا الحالية ؟"....
"ما هي الجوانب التي نحتاج إلى تطويرها في قدراتنا ؟" ....

2- مرحلة الإطار الإستراتيجي

وهي المرحلة الثانية من مراحل التخطيط، وتتمثل هذه المرحلة في استخدام نتائج مرحلة تحديد الواقع ومطابقتها مع الإطار الإستراتيجي في المنظمة بهدف التعرف على مدى انسجام واقع الجمعية مع أطرها الإستراتيجية.
وتتكون الأطر الإستراتيجية للجمعية من خطتها الإستراتيجية، رؤيتها، رسالتها، قيمها، وأهدافها.
وتساعد هذه المرحلة الجمعية في التعرف على مدى استجابتها لأطرها الإستراتيجية وتحديد الأمور التي بحاجة إلى جهد واهتمام وتركيز للوصول إلى تحقيق كامل الأطر الإستراتيجية. كما تساعد هذه المرحلة على تعرف الجمعية على التعديلات اللازم ادخالها على أطرها الإستراتيجية، فمثلاً تحقيق وتنفيذ بعض البرامج أو النشاطات قد يقتضي إجراء بعض التعديلات على الرسالة والخطة الإستراتيجية.
وتجدر الإشارة إلى أن هذه المرحلة تبقى اختيارية للجمعيات الحديثة أو تلك التي في طور الإنشاء، إلا أنها إجبارية للجمعيات التي مر على إنشائها مدة زمنية لا تقل عن العام.

3- التطوير والنظر إلى المستقبل

وهي المرحلة التي يتم فيها استثمار وتوظيف نتائج المرحلتين (1) و (2)، فتقوم الجمعية هنا بوضع قائمة بالمهام التي تحتاج أن تنجزها للوصول إلى الحالة الأفضل.
تساعد هذه المرحلة الجمعية على الإجابة عن تساؤل:
"أين نريد أن نصل ؟"
"وكيف نرى أداء الجمعية وانجازاتها في العام القادم/الأعوام القادمة ؟"....

ففي هذه المرحلة تتحرر الجمعية من التفكير في الوضع الراهن للوصول على أفكار وخطوات إبداعية للمستقبل.
ومن المفضل أن تعمل الجمعية بعد وضع هذا التصور المستقبلي على إجراء تحليل يسمى "تحليل الفجوة" وهو تحليل يستخدم للتعرف على الفجوة الفاصلة بين واقع الجمعية الحالي وبين تصورها لواقعها في المستقبل، وتحصل الجمعية على نتائج كمية (نحتاج إلى عدد أكبر من العاملين/المتطوعين، نحتاج إلى ميزانية أكبر، نحتاج إلى معلومات أكثر...) كما تحصل على نتائج نوعية (نحتاج إلى تطوير/تغيير/منهجيات وآليات عمل جديرة...)
ورغم أن هذا التحليل اختياري إلا أنه من المفضل إجراؤه، فهو يساعد الجمعية في التعرف على مدى واقعية تصورها للمستقبل وفي التعرف على الأعمال الواجب القيام بها لتحسين واقع الجمعية.

4- ترتيب الأولويات

بعد الانتهاء من المرحلة الثالثة ستكون الجمعية قادرة على تحديد النشاطات الرئيسية الواجب عملها لتحسين أدائها، وتكمن أهمية هذه المرحلة في أنها تمكن الجمعية من وضع هذه النشاطات ضمن تسلسل متناغم ومنطقي، يعتمد بالأساس على ترتيب أولويات هذه النشاطات من الأهم فالمهم فالأقل أهمية. وبشكل عام، يبقى معيار تحديد الأولوية خاضعا لتوجهات الجمعية ورغبتها، إلا أنه يمكن القول بأن النشاطات التي تنصب في تطوير أداء الجمعية وتحسينه تقع في المرتبة الأولى من الأولويات.

5- كتابة الخطة، وتداولها، والإلتزام بها

وهي المرحلة التي تبدأ فيها الجمعية بتوثيق أعمال عملية التخطيط وذلك من خلال كتابتها في وثيقة تسمى "الخطة الإستراتيجية" أو "الخطة التنفيذية"... حسب العملية التي قامت بها.
ستذهب كل الجهود التي بذلتها الجمعية في عملية التخطيط هباء إن لم تقم بكتابة الخطة بطريقة منهجية وواضحة ومحددة، كثير من الجمعيات تخطط "شفهياً" ولكن ما أن تمضي أشهر قليلة إلا ونجد أنها لم تتقدم خطوة، ويعود ذلك إلى عدم وجود شيء مكتوب معروف لكافة الأطراف المعنيين ويلتزمون به.

تحتوي "وثيقة" الخطة على محاور رئيسية لا بد من توفرها، وهي:

• الملخص التنفيذي : وهو فقرة يتم خلالها إيجاد الخطة.
• إجراءات التخطيط: وتضم مراحل التخطيط، من يشارك في التخطيط، المعلومات ومصادرها، الوقت الذي استغرقته عملية التخطيط... إلخ...
• الأطر الإستراتيجية: الرؤية، الرسالة، الأهداف، القيم.
• النشاطات : يتم ذكر النشاطات الرئيسية فقط.
• التوقعات: يتم ذكر النتائج التي من المتوقع الوصول إليها.
• فريق العمل: ذكر المعنيين بهذه الخطة.
• الموازنة التقديرية والمدة.

وبعد كتابة الخطة وتدقيقها واعتمادها من قبل الهيئة الإدارية، تعتقد بعض الجمعيات أنها وثيقة سرية يجب التعامل معها بحذر وكتمان، وعلى العكس من ذلك، يجب أن تقوم الجمعية بالإعلان عن انجازها لخطتها وتوفيرها لمن يطلبها، فذلك يكون فهماً جماعياً للخطة ويكون التزاماً بها. فلا بد أن تجتهد الجمعية في ايصال خطتها إلى كل شغل قد يساهم في انجازها، وأن تستخدم عدة وسائل للتعريف بها وبمضمونها.

6- تنفيذ الخطة

وهي من أكثر المراحل دقة وبساطة في نفس الوقت، فكما هو ملاحظ بأن الخطة العامة تحتوي على "نشاطات رئيسية" إن لم يتم وضعها وترجمتها في خطط عمل " Action Plan " فلن يتم تنفيذ الخطة العامة بشكل فعال ودقيق.
فبعد أن تقوم الجمعية بتوزيع الخطة على المعنيين، يقوم كل طرف معني بدراسة الجزء الذي يهتم به في الخطة العامة ويضع له خطة عمل تترجمه إلى نشاطات فرعية ينتج عن تطبيقها في إطار زمني محدد تحقيق الجزء المعنيين به من الخطة العامة.
وتتمثل بساطة هذه المرحلة في أنها تحدد جهد القائمين على إعداد خطط العمل في تحديد النشاطات الرئيسية المأخوذة من الخطة العامة، وتفصيلها في نشاطات فرعية، وتحديد الإجراءات اللازم اتخاذها لتنفيذ كل نشاط فرعي، والفريق المسؤول عن تنفيذه والمدة الزمنية المتاحة لتنفيذه والموارد التي يحتاجونها لتنفيذه.
ومن الطبيعي جداً أن يكون للخطة العامة أكثر من خطة عمل، وتنفيذ خطط العمل هذه سيؤدي في المحصلة إلى تطبيق الخطة العامة.

خلاصة:

تسعى الجمعية في بداية عملية التخطيط إلى تحديد نقاط القوّة ونقاط الضعف والفرص المتاحة أمامها و المخاطر التي تتوقع أن تواجهها في المستقبل، وذلك من أجل تحديد ملامح استراتيجياتها المستقبلية وفرص نجاح الوصول لها والإمكانات المتوفرة لديها والتي تساعد على تحقيق هذه الإستراتيجيات.
وتضع الجمعية في خطتها المهام والأعمال التي ستقوم بها بشكل محدد وواضح وضمن سلّم أولويات يركّز على أولوية المهام التي تنصب في تطوير أداء الجمعية.
وتقوم الجمعية على كتابة خطتها وتوثيقها ونشرها على المعنيين في الجمعية، وتعدّ ما يلزم من خطط العمل التي يكفل تطبيقها الوصول إلى أهداف وغايات الخطة الإستراتيجية، وتعتمد الجمعية على الخطة الإستراتيجية كنقطة ارتكاز في عملية التقييم.




نصائح وتوجيهات

• ناقش مع الجمعية ضرورة وضع خطة استراتيجية لها.
• تعرف إلى استراتيجيات الجمعية وضع لها خطط تنفيذية لتطبيقها.
• شجع مشاركة الأعضاء والعاملين والمتطوعين والفئات المستهدفة في وضع الخطط التنفيذية.
• تأكد من وضع خطط عمل تترجم نشاطات واجراءات الخطط التنفيذية.
• تأكد من اطلاع كآفة المعنيين على الخطة الإستراتيجية والخطط التنفيذية وخطط العمل والتزامهم بها.
• قم بمراجعة خطط الجمعية وادخل عليها التعديلات والتطويرات اللازمة.


منقول عن:

http://www.arabvolunteering.org/corner/avt1912.html
الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
http://afaqbouz.societyforum.net
صالح
مدير المنتدى
مدير المنتدى


عدد المساهمات : 57
تاريخ التسجيل : 13/09/2009
الموقع : بوزنيقة

مُساهمةموضوع: استراتيجيات عمل الجمعية...(3) الأسس المهنية للتقييم   الأحد 6 ديسمبر - 5:41

تهتم الجمعية بإجراء عملية التقييم للتعرف على مستوى أدائها وفعاليته ومدى تأثير خدماتها.
تتبع الجمعية خطوات منظمة لضمان فعالية تنفيذ عملية التخطيط، فهي تنطلق من أهداف محددة لتنفيذ هذه العملية، ولديها الفريق المختص لمباشرة التقييم، وتستخدم عدة مقاربات للتقييم حتى تصل إلى معلومات شاملة، كما أنها تستخدم الأدوات المناسبة التي تمكنها من الوصول إلى المعلومات المطلوبة.
تعمل الجمعية على تحليل المعلومات التي حصلت عليها من التقييم وتحدد أهم النتائج وتعمل على ترتيبها ضمن أولويات وتضع تصور للحلول الممكنة لمعالجتها.
وتجتهد الجمعية في توثيق ونشر نتائج التقييم وتوصياته على كآفة المعنيين لحثهم على الإطلاع على النتائج وأخد الخطوات اللازمة لتطبيع التوصيات والحلول.

يساعد هذا القسم الجمعيات على:
• التخطيط لتقييم أداء الجمعية، هيئتها الإدارية، البرامج والخدمات والنشاطات.
• التعرف على المعلومات التي تحتاجها الجمعية في التقييم ومصادرها وطرق جمعها.
• كيفية تحليل نتائج التقييم واستخدامها لتطوير الجمعية.
__________________________________________________ _____

أولاً: معلومات أساسية عن التقييم
التقييم هو عملية فحص وقياس لأداء الجمعية من خلال دراسة ومقارنة ما يتم التخطيط له، وما تم القيام به من أعمال، وما تم انجازه والوصول له.
ويهدف التقييم إلى زيادة المعرفة بوضع الجمعية وأدائها، وتحديد نقاط قوتها والبناء عليها، وتحديد نقاط ضعفها لمعالجتها أو تجاوزها.

ويساعد التقييم الجمعية في التعرف على ما يلي:
• الجدوى: حيث أن التقييم يوضح للجمعية فيما إذا كانت الجهود المبذولة تتناسب مع نتائج العمل.
• الفعالية: حيث أن التقييم يوضح للجمعية فيما إذا كانت الجهود المبذولة تم انجازها وإدارتها بالطريقة الصحيحة.
• التأثير: حيث أن التقييم يوضح للجمعية فيما إذا كانت أعمالها حققت النتيجة المرجوة منها وأحدثت التغيير المتوقع منها في المجتمع.

ومن الفوائد العامة للتقييم:
• يساعد الجمعية في التعرف على الإيجابيات والسلبيات وأسبابها.
• يساعد الجمعية في التعرف على سبل تطوير أدائها.
• يساعد الجمعية في التعرف على الحلول الممكنة للمشاكل.
• يساعد الجمعية في العمل على زيادة تأثيرها في المجتمع وتطويره.


__________________________________________________ ______
خلاصة: تهتم الجمعية بإجراء عملية التقييم للتعرف على مستوى أدائها وفعاليته ومدى تأثير خدماتها.
__________________________________________________ ______


ثانياً: الإعداد لعملية التقييم
كون التقييم "عملية" فهو يحتاج إلى اعداد وتحضير عدد من الإجراءات لإنجاح هذه العملية، ومن أهم هذه الإجراءات:
• تشكيل فريق التقييم: على الجمعية أن تشكل الفريق الذي سينفذ عملية التقييم، وقد يضم هذا الفريق أعضاء من الهيئة الإدارية، أعضاء من الهيئة العامة، المدير التنفيذي والعاملون.
وقد تلجأ بعض الجمعيات إلى الاستعانة بمقيَم من غير أعضائها أو العاملين فيها، بحيث تتصل بعدد من المختصين بهذا الجانب لطلب مساعدتهم في اجراء التقييم.

وفي كلتا الحالتين، لا بد من التأكد على ان عملية التقييم تحتاج إلى عمل فريق، فحتى أن اتخذت الجمعية مقيَماً خارجياً لها، لا بد من أن يلعب أعضاء الجمعية والعاملين فيها دوراً في عملية التقييم.

• تحديد ماذا نقيَم: تجري الجمعية عملية التقييم على عدد من الجوانب المتعلقة بهيكليتها أو وظائفها ونشاطاتها أو تأثيرها، وحتى تتمكن الجمعية من ضمان دقة عملية التقييم لا بد لها من أن تحدد مدخلها ومقاربتها لتقييم هذه الجوانب.
هناك عدد من المداخل ومقاربات التقييم، ولكن من أهمها في عمل الجمعيات:
• التقييم بالأهداف: وهو الذي يركز على فحص مدى تطبيق الأهداف التي تم وضعها.
مثال: هل حققت الخدمة الأهداف التي وضعت من أجلها؟... هل حققت الهيئة الإدارية أهدافها لهذه السنة؟...

• التقييم بالإجراءات: وهو الذي يركز على فحص كآفة الإجراءات التي اتخذتها الجمعية لتحقيق أهدافها.
مثال: إعداد العاملين وتدريبهم، تقييم الخدمات والنشاطات، معايير اختيار الفئات المستهدفة وطرق الوصول لهم...

• التقييم بالآثار: وهو الذي يركز على فحص مدى تحقيق النتائج المتوقعة على الفئات المستهدفة.
مثال: هل انخفض عدد ؟ من تنفيذ برنامج ؟ في القرية ؟ هل تم تمكين المرأة / الشباب من بعض المهارات من خلال الدورات التدريبية ؟...

وكلما تنوعت المداخل والمقاربات كلما كانت نتائج عملية التقييم أفضل وأشمل، ومن المفضل أن تستخدم الجمعية التي تنوي اجراء عملية تقييم أكثر من مقاربة.

• تحديد مصادر المعلومات
تتوقف نجاح عملية التقييم على تنوع مصادر المعلومات، ولذلك لا بد أن تعمل الجمعية على تنويع مصادرها، فقد تكون هذه المصادر وثائقية كالتقارير السنوية، الخطط السنوية، محاضر الإجتماعات، سجلات وتقارير العاملين والمتطوعين ...الخ.
وقد تكون هذه المعلومات شفهية تأتي من خلال اجراء المقابلات والجلسات ومجموعات العمل أو الملاحظة ...الخ.

ويجب أن ينسجم التنوع في مصادر المعلومات مع حرص الجمعية على الوصول إلى معلومات واقعية وذات مصداقية، ومع حرص الجمعية على إدماج أكبر عدد ممكن من الأشخاص المعنيين لتزويدها بالمعلومات، كأن تعتمد الجمعية على تشجيع أعضائها أو الفئات المستهدفة أو المتطوعين أو شخصيات من المجمتع المحلي على تزويدها بتقييمهم وتغذيتهم الراجعة.


• تحديد أدوات التقييم:
يجب أن يقوم فريق التقييم على تحديد الأدوات التي سيستخدمها في جمع المعلومات،
وهناك عدة أنواع من الأدوات التي يمكن استخدامها في التقييم، ولكن من المهم جداً أن:
• نستخدم الأداة المناسبة التي توصلنا للمعلومة التي نريدها.
• نستخدم الإدارة المناسبة مع مصدر المعلومة.
وبعد أن يحدد فريق التقييم الأدوات المناسبة يقوم بتصميمها، ومن المفضل أن تكون هذه الأدوات بسيطة وواضحة وأن يتم اختبارها قبل استخدامها.
ومن أهم الأدوات التي يمكن استخدامها في جمع المعلومات:
• المقابلة.
• مصفوفة SWOT
• المجموعات المركزة Focus Group
• الإستمارات
• وضع خطة التقييم

بعد الإنتهاء من الإعداد والتحضير لعملية التقييم من المفضل أن تقوم الجمعية بوضع خطة للتقييم،
ولا بد أن تشمل هذه الخطة ما يلي:
• خلفية عامة: ويتم هنا وضع خلفية عامة عن الجمعية /الهيئة الإدارية /الخدمات ...الخ. أي خلفية عامة عن الجانب الذي تريد أن تقييمه.
• غايات وأهداف التقييم: وهي الأسباب الحقيقية التي تقف خلف اللجوء لعلمية التقييم، وليس فقط غاية جمع المعلومات حول موضوع أو جانب محدد.
ومن الأمثلة على الغايات: لتزويد الجمعية /الهيئة الإدارية /اللجنة بالمعلومات الضرورية لإتخاذ القرار المناسب حول تقديم خدمة ...، أو لمعرفة مدى تأثير الجمعية /الخدمة على المجتمع والفئات المستهدفة...

• الأسئلة الرئيسية: وهي مجموعة الأسئلة التي يبحث التقييم للإجابة عليها، وتقوم الجمعية /فريق التقسيم بوضع هذه الأسئلة بالإعتماد على غايات وأهداف التقييم، مثال: هدف التقييم هو فحص مدى فعالية الخدمة وأثرها على الفئات المستهدفة لتزويد الهيئة الإدارية بالمعلومات الكافية لإتخاذ قرارها بخصوص هذه الخدمة...
الأسئلة الرئيسية هي: من سيستفيد من هذه الخدمة وعددهم؟ هل حجم الإجراءات والجهود المبذولة تتناسب مع النتائج؟ كيف يمكن تحسين اجراءات فعالية الخدمة وجدواها؟ ما هي الدروس المستفادة من تزويدنا لهذه الخدمة؟...

• المنهجية والأدوات: ويتم هنا تحديد مقاربات التقييم التي سيتم تطبيقها والأدوات التي ستتم الإستعانة بها لجمع المعلومات.

• التجهيزات: ويتم هنا ذكر كآفة الأمور اللازمة لتنفيذ عملية التقييم، مثل: الوقت، الأشخاص الذي ستتم مقابلتهم، الوثائق، تكلفة عملية التقييم...


__________________________________________________ _____
خلاصة: تتبع الجمعية خطوات منظمة لضمان فعالية تنفيذ عملية التخطيط، فهي تنطلق من أهداف محددة لتنفيذ هذه العملية، ولديها الفريق المختص لمباشرة التقييم، وتستخدم عدة مقاربات للتقييم حتى تصل إلى معلومات شاملة، كما أنها تستخدم الأدوات المناسبة التي تمكنها من الوصول إلى المعلومات المطلوبة.
__________________________________________________ _____



ثالثاً: التعامل مع نتائج التقييم

التقييم ليس فقط عملية لجمع المعلومات، بل هو عملية تهدف بالأساس إلى استثمار هذه المعلومات وتوظيفها لخدمة الجمعية. فبعد الإنتهاء من جمع المعلومات لا بد أن تقوم الجمعية بتحليل هذه المعلومات للوصول إلى نتائج ومن ثم توثيق هذه النتائج ووضعها في تقرير خاص.

• تحليل المعلومات:
بعد الإنتهاء من عملية التقييم تقوم الجمعية على تصنيف المعلومات التي جمعتها وفرزتها، خاصة إذا تم استخدام استمارة لجمع المعلومات، ويساعد التصنيف على جمع المعلومات المرتبطة ببعضها البعض مما يسهل دراستها وتحليلها.

وحتى تتمكن الجمعية من التعرف على أهم نتائج التقييم والنقاط التي تحتاج إلى تطوير، لا بد لها من أن تجري مقارنة بين المؤثرات التي عملت على قياسها في عملية التقييم أو الوضع المثالي الذي تسعى للوصول له، وبين النتائج التي حصلت عليها من التقييم. وهذه المقارنة بين الحالة المرجوة وبين الواقع تسمى "تحليل الفجوة".
فتحليل الفجوة يساعد الجمعية على التعرف بشكل مباشر على المواضيع التي تحتاج إلى تطوير وبالتالي تستطيع أن تركز جهودها لتطويرها. ومن الأمثلة: لنفترض أن جمعية تسعى إلى تطوير عضويتها بأن يصبح لديها 100 عضو، وبعد اجراء عملية التقييم لتطوير العضوية تبين أن لديها 60 عضواً. فالحالة المرجوة في هذا المثال هو 100 عضو والواقع هو 60 عضو، وبالتالي ستعمل الجمعية على تركيز جهودها في تطوير العضوية لسد الفجوة المتمثلة في الـ40 عضو الآخرين.
وبعد أن تنهي الجمعية هذا التحليل سيتكون لديها قائمة بالمواضيع التي تحتاج إلى تطويرها، ومن المفضل أن تعمل الجمعية هنا على دراسة أهمية هذه المواضيع وترتيبها في سلم أولويات يساعدها على التعرف على أي المواضيع التي ستبدأ في معالجتها وتطويرها. وبكل عام من الصعب تحديد المؤشرات التي يمكن على اساسها تحديد الأولويات.
ولكن يمكن الإستعانة بالمؤشرات التالية لترتيب الأهمية والأولوية للمواضيع التي تحتاج إلى تطوير:
• مدى تحقيقها واستجابتها لرؤية ورسالة الجمعية.
• مدى تدعيمها لإستقرار واستمرارية الجمعية.
• مدى مساهمتها في تطوير أداء الجمعية.
• مدى توفيرها لموارد الجمعية والمحافظة عليها .
• مدى الوقت الذي تحتاج إلى تطبيقه.
• مدى الموارد البشرية التي تحتاجها.
• مدى تكلفتها المالية.

• اعداد التقرير.
بعد أن تنهي الجمعية تحليلها للمعلومات وتتوصل للنتائج لا بد لها أن تقوم بإيصال هذه النتائج للمعنيين حتى يتمكنوا من التعرف عليها والتعامل معها. ولتسيير ذلك، يجب أن تقوم الجمعية بتوثيق عملية التقييم في تقرير خاص وتوزعه على الهيئة الإدارية، الهيئة العامة، اللجان، العاملين، المتطوعين ...الخ.

ويمكن اتباع التقييم التالي لمضمون التقرير:
• الملخص: يجب أن يكون مركزاً على أهم الأمور التي تم تقييمها وأهم نتائجها.
• تقديم وشكر: يتم هنا تقديم الفريق الذي باشر بعملية التقييم وأيضاً شكر لكل الأطراف التي تعاونت مع الفريق لإنجاح العملية.
• قائمة المحتويات: العناوين الرئيسية للتقرير وصفحاتها.
• مقدمة: يتم هنا شرح عملية التقييم، أهدافها، اجراءاتها، الأمور التي تم تقييمها، الأدوات التي تم استخدامها، الفئات المستهدفة، المدة الزمنية لعملية التقييم...الخ
• النتائج: يتم هنا عرض النتائج التي توصل إليها التقييم.
• التوصيات: ويتم هنا عرض الأمور التي تحتاج إلى تطوير حسب أولوياتها والجهات المعنية بها والحلوي المقترحة..الخ
• ملاحق: يمكن هنا وضع الأدوات التي تم استخدامها كالاستمارات مثلاً. أو أية أمور ترى الجمعية ضرورة وجودها في ملاحق التقرير.


__________________________________________________ ______
خلاصة: تعمل الجمعية على تحليل المعلومات التي حصلت عليها من التقييم وتحدد أهم النتائج وتعمل على ترتيبها ضمن أولويات وتضع تصور للحلول الممكنة لمعالجتها. وتجتهد الجمعية في توثيق ونشر نتائج التقييم وتوصياته على كآفة المعنيين لحثهم على الإطلاع على النتائج وأخد الخطوات اللازمة لتطبيع التوصيات والحلول.
__________________________________________________ _____




نصائح وتوجيهات
• حدد أهدافك من عملية التقييم وأسباب لجوئك لها.
• شكل فريقاً للتقييم من ذوي الخبرة والإهتمام.
• حدد الأمور التي تنوي تقييمها وماذا ستقيم فيها: الأهداف، الإجراءات أم الآثار؟
• قم بإعداد المؤشرات التي ستستخدمها لتقييم الجمعية.
• حدد الأدوات التي ستجمع من خلالها المعلومات، وضع الأدوات بما يتناسب مع المعلومة المطلوبة وطبيعة مصدرها.
• ضع خطة عمل لتنفيذ عملية التقييم وتأكد من اطلاع المعنيين في الجمعية عليها.
• اجمع المعلومات وصنفها واعمل على تحليلها لإستخراج النتائج منها.
• احرص على مشاركة كآفة المعنيين في عملية التقييم.
• حدد الأمور التي تحتاج إلى تطوير ورتبها حسب الأولوية.
• ضع تصوراً للمقترحات والحلول الممكنة.
• وثق نتائج التقييم والحلول المقترحة في تقرير ووزعه على المعنيين في الجمعية.
الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
http://afaqbouz.societyforum.net
صالح
مدير المنتدى
مدير المنتدى


عدد المساهمات : 57
تاريخ التسجيل : 13/09/2009
الموقع : بوزنيقة

مُساهمةموضوع: استراتيجيات عمل الجمعية...(4) العلاقات العامة   الأحد 6 ديسمبر - 5:51

تدرك الجمعية أهمية وظيفة العلاقات العامة وتربطها مع باقي الوظائف، وتمارس الهيئة الإدارية واللجان والأعضاء والعاملون والمتطوعون وظيفة العلاقات العامة بشكل مستمر.

يقوم المعنيون في الجمعية قبل البدء بالعلاقات العامة بالتعرف على جمعيتهم بشكل دقيق، ويضعون أهدافاً واقعية وقابلة للقياس لحملة العلاقات العامة، ويحددون المستهدفين منها، ويعدون الرسائل الإتصالية الواضحة والمؤثرة، والأدوات التي تتناسب مع طبيعة الفئات المستهدفة، ويقيمون أثر حملة العلاقات العامة على الجمعية وعلى الفئات المستهدفة .


يساعد هذا القسم الجمعيات على:
• التعرف على مفهوم وظيفة العلاقات العامة في الجمعيات.
• التعرف على أهمية دور وظيفة العلاقات العامة في انجاح أعمال الجمعيات.
• التعرف على اجراءات القيام بوظيفة العلاقات العامة.

أولاً: معلومات أساسية عن العلاقات العامة

• مفهوم العلاقات العامة:

العلاقات العامة هي مهارة التواصل مع الأفراد والجماعات وتستخدم سواء للتأثير أو للتأثر بهم. فالجمعيات تستخدم العلاقات العامة لتأثر على الأفراد والمجتمع من خلال تعريفهم بأهدافها والفئات الذين تخدمهم والخدمات التي تقدمها منأجل كسب تعاطفهم وتأييدهم. وفي نفس الوقت، تستخدم الجمعيات العلاقات العامة لتقَيم توجهات الأفراد والمجتمع والتعرف عليها ومن ثم تصمم رسائل اتصالية تستجيب لهذه التوجهات وتزويدها بهم.

والجمعية التي تمارس وظيفة العلاقات العامة بفعالية، هي الجمعيةالتي تنظر إلى هذه الوظيفة باتجاهين، فهي لا تهدف منها فقط إلى التأثير على المجتمع، بل أيضاً التأثر بالمجتمع والتواصل معه بما يهمه ويحتاجه.


• دور العلاقات العامة في الجمعيات:

تساهم وظيفة العلاقات العامة بدعم الوظائف الأخرى التي تباشره االجمعية، بل لها الأثر الكبير في انجاح هذه الوظائف:
• تطوير العضوية:
فالعلاقات العامة تسمح للجمعية التواصل مع أعضائها وبالتالي الإحتفاظ بهم، ومن جهة أخرى، تساعد العلاقات العامة الجمعية على الوصول إلى أعضاء جدد وجذبهم.

• تطوير الموارد المالية:
فالجمعية المعروفة للأفراد والمجتمع بسبب تواصلها معهم سيكون أسهل عليها طلب الدعم المالي منهم، بالإضافة إلى تعرف الأفراد والمجتمع على القضايا التي تتناولها الجمعية من خلال العلاقات العامة يكَون لديهم تعاطفاً معها خاصة إذا كانت هذه القضايا تهمهم وبالتالي لن يترددوا في تقديم الدعم المالي.

• التوعية:
فالعلاقات العامة تساعد الجمعية على توعية الأفراد والمجتمع حول قضايا معينة.

• كسب التأييد:
العلاقات العامة من أنجح الوسائل التي يمكن أن تستخدمها الجمعية لكسب تأييد ومؤازرة الأفراد والمجتمع.

• تحسين صورة الجمعية:
لن يتمكن الأفراد والمجتمع من تكوينا لصورة الإيجابية حول جمعية ما دون تواصلها معهم من خلال العلاقات العامة. ومن الملاحظ أن كآفة الأدوارالسابقة التي تؤديها وظيفة العلاقات العامة تؤدي في النهاية إلى "استقرار" و "استمرارية" الجمعية، وستلمس الجمعية دور العلاقات العامة في تحقيق استقرارها واستمراريتها على المدى البعيد.


• من المعني بوظيفة العلاقات العامة في الجمعيات ؟
يمكن القول أن العلاقات العامة وظيفة الجميع، فهي متصلة بمختلف الوظائف ولها تأثير حيوي ومباشر عليها. ولكن نظراً لأنها وظيفة دقيقة فلا بد من مباشرة الجهات التالية لها بشكل أساسي:

• الهيئة الإدارية:
فمن مهام أعضاء الهيئة الإدارية القيام بالعلاقات العامة بإسم الجمعية والتواصل مع بيئة العمل، وهم الأقدر على ايصال الصورة العامة والايجابية عن الجمعية.

• اللجان:
وبالتحديد لجنة العلاقات العامة، فهي المسؤولة عن التخطيط لهذه الوظيفة، وتصميم أدوات العلاقات العامة، وإعداد الرسائل الإتصالية التي تريد الجمعية ايصالها للأفراد والمجتمع.

• العاملون والمتطوعون:
فهم الأكثر اتصالاً مع الأفراد من المستهدفين والمجتمع.

• الأعضاء:
فهم القناة الأولى لجذب أعضاء جدد للجمعية، وهم الأكثر تحمساً لأهداف الجمعية والأقدر على تعميمها على معارفهم وايصالها لهم.

__________________________________________________ ___________________
خلاصة:تدرك الجمعية أهمية وظيفة العلاقات العامة وترابطها مع باقي الوظائف، وتمارس الهيئة الإدارية واللجان والأعضاء والعاملون والمتطوعون وظيفة العلاقات العامة بشكل مستمر. __________________________________________________ ___________________

ثانياً: خطوات القيام بالعلاقات العامة

تجدر الاشارة إلى أن الخطوات التالية يجب أن يتم اتباعها عندما تسعى الجمعية إلى وضع خطة علاقات عامة شاملة لمختلف اهتمامات الجمعية، ويمكن تطبيق بعض هذه الخطوات في صورة وضع خطة علاقات عامة لنشاط أو حدث معين للجمعية.

تعرف على جمعيتك
لا بد أن تتعرف على جمعيتك.
هل هي تعمل في مجال محلي أم وطني؟
هلهي متخصصة المجال والإهتمام أم عامة؟
ما هي رؤيتها ورسالتها وأهدافها؟
من تخدم وكيف تخدمهم؟
ماذا أنجزت حتى الآن وماذا تريد أن تحقق؟
ما حجم العضوية في الجمعية؟...
فكلما تعرَفت على الجمعية كلما تمكنت من تقديم صورة واضحة مفيدة من خلال العلاقات العامة.

حدد كذلك العناصر التي ستساعدك في التعريف بهوية جمعيتك مثل الشعار الرسمي للجمعية، والشعارات التي تتساوى بها الجمعية...الخ
فكلها أدوات تساعدك في توضيح وايصال صورة الجمعية للمجتمع.

حدد أهدافك من القيام بالعلاقات العامة:
قد تتركز العلاقات العامة على تحقيق هدف واحد أو أكثر من هدف، والمهم هو أن تقوم الجمعية بتحديد الأهداف التي تسعى إلى تحقيقها من خلال العلاقات العامة وأن تضع المؤشرات لقياس مدى نجاحها في تحقيق هذه الأهداف.
ومن الأهداف الممكن تحقيقها من خلال العلاقات العامة:
• تطوير العضوية من خلال الإحتفاظ بالأعضاء الحاليين وجذب أعضاء جدد.
• المساعدة في جمع التبرعات.
• توعية المجتمع بالجمعية وخدماتها ونشاطاتها.
• زيادة عدد المنتفعين من خدمات الجمعية.
• كسب التأييد في موضوع محدد.
• تحسين صورة وسمعة الجمعية في المجتمع.

حدد الفئات المستهدفة من العلاقات العامة:
إن تحديد الأهداف يساعد بشكل كبير توجيه الجمعية نحو الفئات المستهدفة المناسبة للعلاقات العامة، فمثلاً إن كانت تهدف الجمعية إلى زيادة نسبة الإحتفاظ بالأعضاء فإن فئتها المستهدفة هي الأعضاء الحاليين. ويمكن للجمعية أن توسع من أعداد المستهدفين من العلاقات العامة من خلال وضعها لقوائم لهم تبين من هم المستهدفون الرئيسيون ومن هم المستهدفون الثانويين. وعادة ما يكون المستهدفون الرئيسيون هم المعنيون بأهداف وموضوع العلاقات العامة، أماالثانويين فهم الذين من الممكن أن يقدموا الدعم والمساعدة لأهداف العلاقات العامة.

حدد الرسائل التي تريد ايصالها:
وتقوم هنا الجمعية بإعداد الرسائل الإتصالية التي تتناسب مع طبيعةكل فئة مستهدفة. وتتكون هذه الرسائل من عبارات، جمل، صور، موسيقى، رسومات...الخ
توصل من خلالها الجمعية الأفكار التي تريد ايصالها للفئات المستهدفة.

حدد الأدوات التي ستستخدمها لإيصال الرسالة:
وهنا تجتهد الجمعية في تحديد الأدوات الأكثر تأثيراً على الفئات المستهدفة وتقوم بتصميمها، وهي خطوة مهمة حيث قد تهدر الجمعية جهدها ووقتها ومالها إذا لم تقوم باختيار الأداة التي تتناسب مع الفئات المستهدفة.

ويمكن تصنيف الأدوات الإتصالية على النحو التالي:
• شفهية: مثل المقابلات، العلاقات الشخصية، الهاتف، المحاضرات...
• ورقية: ومنها ما هو داخلي مثل التقارير، النشرات، المطويات،النماذج...، ومنها ما هو خارجي مثل الصحف والمجلات...
• مرئية ومسموعة: مثل التلفاز والمذياع.
• رقمية:مثل رسائل الإنترنت، النشرات الإلكترونية، مواقع الانترنت.
ومن المفضل أن تستخدم الجمعية مختلف هذه الأدوات، فكل أداة منها لها تأثيرها على الفئات المستهدفة، ولكن عليها أن تحسن الإختيار في ذلك.
وضع خطة اتصال:
يتم ترجمة وظيفة العلاقات العامة من خلال إعداد خطة اتصال، وتضم خطة الإتصال العناوين التالية:
• الفئات المستهدفة.
• لماذا تستهدف هذه الفئة؟
• ما هي رسالتك لهذه الفئة؟
• كيف ستصل إلى هذه الفئة؟ ما هي أدواتك؟
• متى وأين ستصل إلى هذه الفئة؟
• التكلفة التقديرية.
• المسؤول عن الإتصال.
• ملاحظات.

متابعة وتقييم العلاقات العامة:
من المهم جداً أن تتابع الجمعية وتقَيم تقاعل الفئات المستهدفة مع رسائلها الإتصالية ومدى تأثيرها عليهم وهل حققت الجمعية أهدافها من العلاقات العامة، فقد تنفق الجمعية أموالاً وتبذل جهداً في العلاقات العامة ولكنها لن تكون مجدية إن لم تتبعها الجمعية بتقييم أهداف وآثار العلاقات العامة.

__________________________________________________ ___________
خلاصة: يقوم المعنيين في الجمعية قبل البدء بالعلاقات العامة بالتعرف على جمعيتهم بشكل دقيق، ويضعون أهدافاً واقعية وقابلة للقياس لحملة العلاقات العامة، ويحددون المستهدفين منها، ويعدون الرسائل الإتصالية الواضحة والمؤثرة، والأدوات التي تتناسب مع طبيعة الفئات المستهدفة، ويقيمون أثر حملة العلاقات العامة على الجمعية وعلى الفئات المستهدفة.
__________________________________________________ ___________


نصائح وتوجيهات

• حدد الفوائد التي ستحققها العلاقات العامة على الجمعية ووظائفها الأخرى.
• شجع هياكل الجمعية وكآفة أفرادها على القيام بوظيفة العلاقات العامة كل حسب دوره واهتماماته.
• تعرَف على جمعيتك وتخيل نفسك تشرح عنها لأحد ما.
• تأكد من وجود أهداف واقعية وقابلة للتطبيق للعلاقات العامة
• حدد الفئات التي تستهدفها في العلاقات العامة، صنفهم ضمن فئات رئيسية وثانوية.
• قم بإعداد الرسائل التي تريد ايصالها إلى الفئات المستهدفة،اجعلها مختصرة وواضحة ومؤثرة، قيَم الرسائل الإتصالية واختبرها قبل ايصالها إلى الفئات المستهدفة.
• قم بتحديد الأدوات التي تتناسب مع طبيعة الفئات المستهدفة والتي تؤثر بشكل جيد عليهم وقم بتصميمها بشكل بسيط وغير مكلف
• ضع خطة اتصال مفصلة للعلاقات العامة.
• قيَم أثر العلاقات العامة على الفئات المستهدفة، وهل حققت الجمعية الأهداف المرجوة من العلاقات العامة أم لا.
__________________________________________________ __________



نهاية سلسلة دراسات استراتيجيات العمل للجمعيات

المصدر/ مركز التميز للمنظمات غير الحكومية
الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
http://afaqbouz.societyforum.net
 
استراتيجيات عمل الجمعية... (1) الأسس المهنية لصياغة بيان الرسالة و الرؤية
استعرض الموضوع السابق استعرض الموضوع التالي الرجوع الى أعلى الصفحة 
صفحة 1 من اصل 1

صلاحيات هذا المنتدى:لاتستطيع الرد على المواضيع في هذا المنتدى
جمعية الآفاق للتربية و الثقافة ببوزنيقة :: تطوير الذات الجمعوية :: تطوير العمل الجمعوي-
انتقل الى: